Datová schránka krok za krokem: Kompletní návod k aktivaci

Co je datová schránka

Datová schránka představuje státem garantovaný systém elektronické komunikace, který slouží k bezpečné a průkazné výměně dokumentů mezi občany, podnikateli a orgány veřejné správy. Jedná se o elektronické úložiště, které je určeno k doručování elektronických dokumentů mezi jednotlivými uživateli systému. Tento moderní způsob komunikace postupně nahrazuje klasickou listovní korespondenci a významně zjednodušuje proces komunikace s úřady.

Datová schránka funguje obdobně jako emailová schránka, ale s tím rozdílem, že poskytuje právní záruky a garantuje bezpečné doručení. Každá zpráva odeslaná prostřednictvím datové schránky je opatřena elektronickým časovým razítkem a elektronickou značkou, což zajišťuje její důvěryhodnost a nezpochybnitelnost. Systém datových schránek spravuje Ministerstvo vnitra České republiky ve spolupráci s Českou poštou.

Pro některé subjekty je zřízení datové schránky povinné ze zákona. Týká se to především právnických osob zapsaných v obchodním rejstříku, orgánů veřejné moci a insolvenčních správců. Ostatní fyzické osoby, podnikající fyzické osoby či právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku si mohou datovou schránku zřídit dobrovolně.

Prostřednictvím datové schránky lze komunikovat s prakticky všemi úřady státní správy, od finančních úřadů přes zdravotní pojišťovny až po obecní úřady. Dokumenty zaslané datovou schránkou mají stejnou právní váhu jako doporučené dopisy s dodejkou. Významnou výhodou je také skutečnost, že komunikace prostřednictvím datové schránky je pro občany při komunikaci s úřady zdarma.

Každá datová schránka má své jedinečné identifikační číslo, které slouží jako adresa pro doručování. Přístup do datové schránky je zabezpečen přihlašovacími údaji, které může tvořit uživatelské jméno a heslo, nebo lze využít modernější způsoby autentizace, jako je například bankovní identita či mobilní klíč eGovernmentu.

Systém datových schránek také nabízí možnost nastavení notifikací o příchozích zprávách prostřednictvím SMS nebo emailu. Je důležité pravidelně kontrolovat obsah datové schránky, protože dokumenty se považují za doručené po uplynutí 10 dnů od jejich dodání do schránky, a to i v případě, že si je adresát fakticky nepřečetl.

V rámci datové schránky lze ukládat a archivovat přijaté i odeslané zprávy, přičemž systém umožňuje vyhledávání v historii komunikace. Uživatelé mohou také nastavit přístupová práva pro další osoby, například pro své zaměstnance nebo rodinné příslušníky, kteří pak mohou s datovou schránkou pracovat v určeném rozsahu.

Kdo má nárok na datovou schránku

Datová schránka je v dnešní době klíčovým nástrojem pro elektronickou komunikaci s úřady a její zřízení je pro některé subjekty povinné, zatímco pro jiné dobrovolné. Ze zákona mají povinnost mít datovou schránku všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, včetně společností s ručením omezeným, akciových společností a družstev. Tato povinnost se vztahuje také na orgány veřejné moci, advokáty, daňové poradce, insolvenční správce a statutární auditory.

Od 1. ledna 2023 došlo k významnému rozšíření okruhu subjektů, které musí mít datovou schránku zřízenou. Nově se tato povinnost týká všech podnikajících fyzických osob, tedy živnostníků a dalších osob samostatně výdělečně činných (OSVČ). Tyto osoby získávají datovou schránku automaticky, aniž by o ni musely žádat. Ministerstvo vnitra jim schránku zřizuje z moci úřední na základě údajů z příslušných registrů.

Pro nepodnikající fyzické osoby, tedy běžné občany, zůstává zřízení datové schránky dobrovolné. Mohou o ni požádat kdykoliv, pokud chtějí komunikovat s úřady elektronickou cestou. Výhodou dobrovolného zřízení je především úspora času při komunikaci s úřady a možnost vyřizovat úřední záležitosti z pohodlí domova. Každý občan starší 18 let s plnou způsobilostí k právním úkonům má právo požádat o zřízení datové schránky.

Specifickou skupinou jsou pak zahraniční fyzické osoby podnikající na území České republiky a právnické osoby se sídlem v zahraničí, které zde provozují svou činnost. I tyto subjekty mají nárok na zřízení datové schránky, pokud splňují zákonné podmínky pro podnikání v České republice. V případě zahraničních osob je však nutné doložit příslušné dokumenty potvrzující jejich oprávnění k podnikatelské činnosti.

Pro statutární orgány právnických osob platí, že mohou mít přístup jak do datové schránky právnické osoby, kterou zastupují, tak do své osobní datové schránky. Každá fyzická osoba může mít pouze jednu datovou schránku fyzické osoby, ale zároveň může mít přístup do více datových schránek různých právnických osob, pokud je jejich statutárním zástupcem nebo pověřenou osobou.

V případě úmrtí držitele datové schránky nebo zániku právnické osoby dochází k automatickému znepřístupnění schránky. Ministerstvo vnitra zajišťuje archivaci obsahu po dobu 90 dnů od znepřístupnění, během kterých je možné požádat o předání datových zpráv. Po uplynutí této lhůty jsou data nenávratně smazána. Proto je důležité pravidelně zálohovat důležité zprávy a dokumenty z datové schránky na vlastní úložiště.

Příprava dokladů a osobních údajů

Pro založení datové schránky je nezbytné mít připravené všechny potřebné dokumenty a osobní údaje, které budou během procesu vyžadovány. Základním požadavkem je platný občanský průkaz nebo cestovní pas, přičemž tyto doklady musí být v době žádosti platné a nesmí být poškozené. Je důležité zkontrolovat, zda údaje na dokladech odpovídají skutečnosti a jsou čitelné, protože při procesu zakládání datové schránky budou tyto informace ověřovány.

Kromě dokladů totožnosti je nutné mít k dispozici aktuální kontaktní údaje, především funkční e-mailovou adresu a telefonní číslo. Na tyto kontakty budou později zasílány důležité informace o datové schránce, včetně přístupových údajů a notifikací o doručených zprávách. E-mailová adresa by měla být taková, kterou pravidelně kontrolujete a máte k ní stabilní přístup.

V případě, že žádáte o datovou schránku jako podnikající fyzická osoba, je třeba připravit si také doklad o přidělení IČO a výpis z živnostenského rejstříku. Právnické osoby musí doložit výpis z obchodního rejstříku a případně další dokumenty potvrzující oprávnění jednat za společnost. Všechny tyto dokumenty by neměly být starší než 3 měsíce.

Pro urychlení procesu je vhodné si předem připravit také údaje o adrese trvalého bydliště, která musí odpovídat údajům v občanském průkazu. Pokud došlo k nějaké změně v osobních údajích, je nutné nejprve zajistit aktualizaci dokladů na příslušném úřadě, než začnete s procesem zřizování datové schránky.

V rámci přípravy je také důležité zvážit, zda budete chtít nastavit přístup k datové schránce i pro další osoby, například zaměstnance nebo rodinné příslušníky. V takovém případě je potřeba připravit si jejich osobní údaje a zvážit rozsah oprávnění, která jim budou přidělena. Každá pověřená osoba musí mít vlastní přístupové údaje, které se generují individuálně.

Součástí přípravy by mělo být také zajištění technického vybavení pro práci s datovou schránkou. Je potřeba mít k dispozici počítač s připojením k internetu a webový prohlížeč v aktuální verzi. Pro zvýšení bezpečnosti je doporučeno mít nainstalovaný antivirový program a pravidelně aktualizovaný operační systém. Některé úkony v datové schránce mohou vyžadovat také elektronický podpis, proto je vhodné zvážit jeho pořízení již v této fázi přípravy.

Před samotným zahájením procesu zřízení datové schránky je také užitečné seznámit se s podmínkami používání a základními pravidly fungování datových schránek. Tyto informace jsou dostupné na oficiálních stránkách Ministerstva vnitra a mohou vám pomoci lépe pochopit, jak budete datovou schránku využívat a jaké jsou vaše práva a povinnosti při její správě.

Datová schránka je jako klíč k digitálnímu světu státní správy. Kdo ji umí správně otevřít a používat, ten ušetří čas i energii při jednání s úřady.

Květoslav Němec

Návštěva Czech POINT nebo úřadu

Osobní návštěva pobočky Czech POINT nebo příslušného úřadu představuje tradiční a spolehlivý způsob, jak si zařídit datovou schránku. Tento postup je zvláště vhodný pro ty, kteří preferují osobní kontakt nebo potřebují dodatečné rady při zakládání schránky. Na pobočku Czech POINT je nutné přijít s platným dokladem totožnosti, kterým může být občanský průkaz nebo cestovní pas. Pracovník na přepážce pak s vámi projde celým procesem založení datové schránky.

Při návštěvě úřadu vás čeká několik kroků. Nejprve budete požádáni o předložení zmíněných dokladů, následně pracovník ověří vaši totožnost a zadá potřebné údaje do systému. Je důležité, abyste měli připravenou funkční e-mailovou adresu, na kterou vám budou zaslány přístupové údaje k datové schránce. Celý proces na přepážce obvykle netrvá déle než 15 minut, pokud máte všechny potřebné dokumenty.

Pracovník Czech POINTu s vámi vyplní žádost o zřízení datové schránky, kde uvedete své osobní údaje včetně trvalého bydliště. Po zpracování žádosti obdržíte do 3 pracovních dnů poštou přístupové údaje - přihlašovací jméno a heslo. Tyto údaje jsou zasílány v zabezpečené obálce do vlastních rukou. Je důležité si uvědomit, že heslo je při prvním přihlášení nutné změnit.

Při návštěvě Czech POINTu můžete také požádat o dodatečné služby související s datovou schránkou. Například můžete nechat zneplatnit staré přístupové údaje, pokud jste je ztratili, nebo požádat o změnu nastavení datové schránky. Pracovníci Czech POINTu jsou vyškoleni, aby vám poskytli kompletní asistenci a zodpověděli všechny vaše dotazy týkající se používání datové schránky.

V případě, že navštívíte úřad mimo hlavní město, je vhodné si předem ověřit otevírací dobu a zda poskytují služby Czech POINT. Ne všechny pobočky pošt nebo obecních úřadů mají tuto službu k dispozici. Doporučuje se také vzít si s sebou mobilní telefon, protože při zakládání datové schránky můžete být požádáni o ověření pomocí SMS kódu.

Založení datové schránky na Czech POINTu je zdarma, stejně jako její následné používání. Pouze některé nadstandardní služby, jako například zasílání notifikací na mobilní telefon, mohou být zpoplatněny. Po úspěšném založení datové schránky získáte přístup k elektronické komunikaci s úřady, což vám ušetří čas i peníze za poštovné. Datová schránka vám umožní nejen přijímat úřední dokumenty, ale také je odesílat, což je zvláště užitečné při komunikaci se státní správou.

Vyplnění žádosti o zřízení schránky

Proces vyplnění žádosti o zřízení datové schránky je důležitým krokem k získání elektronického nástroje pro komunikaci s úřady. Žádost lze podat několika způsoby, přičemž nejjednodušší je využít online formulář na Portálu občana. Pro přístup k formuláři je nutné se nejprve přihlásit pomocí některého z dostupných prostředků elektronické identifikace, jako je bankovní identita, eObčanka nebo mobilní klíč eGovernmentu.

Po přihlášení do systému je třeba v sekci datových schránek vybrat možnost založení nové schránky. Systém automaticky předvyplní základní údaje z registru obyvatel, včetně jména, příjmení a adresy trvalého pobytu. Je důležité všechny tyto údaje zkontrolovat a případně opravit, pokud by obsahovaly nějaké nesrovnalosti. V dalším kroku je nutné zvolit typ datové schránky, který odpovídá vašemu postavení - může jít o schránku fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby.

Následně je třeba vyplnit kontaktní údaje, které budou sloužit pro komunikaci s Ministerstvem vnitra a pro zasílání upozornění na došlé zprávy. Mezi povinné údaje patří e-mailová adresa a telefonní číslo. Tyto kontaktní informace jsou klíčové, protože na ně budou chodit notifikace o doručených zprávách do datové schránky. Je možné zadat i více e-mailových adres pro zasílání upozornění.

V rámci vyplňování žádosti je také možné nastavit způsob přihlašování do datové schránky. Standardně se využívá jméno a heslo, ale lze aktivovat i dvoufaktorové ověření pro zvýšení bezpečnosti. Důležitým krokem je také volba způsobu doručení přístupových údajů. Ty mohou být zaslány poštou do vlastních rukou na adresu trvalého bydliště, nebo je možné je převzít osobně na vybraném kontaktním místě Czech POINT.

Před finálním odesláním žádosti je nezbytné důkladně zkontrolovat všechny vyplněné údaje. Systém sice obsahuje automatické kontroly, ale je lepší věnovat pozornost každému detailu, protože případné chyby by mohly způsobit komplikace při zřizování schránky. Po odeslání žádosti obdržíte potvrzení s identifikačním číslem žádosti, které je dobré si uschovat pro případnou další komunikaci s úřady.

Celý proces vyplnění žádosti obvykle nezabere více než patnáct minut, pokud máte všechny potřebné údaje připravené. Po úspěšném odeslání žádosti začíná běžet lhůta pro zřízení datové schránky, která je ze zákona stanovena na tři pracovní dny. V této době Ministerstvo vnitra zpracuje žádost a zřídí datovou schránku. Následně jsou žadateli doručeny přístupové údaje zvoleným způsobem. První přihlášení do datové schránky je nutné provést do 15 dnů od doručení přístupových údajů, jinak budou z bezpečnostních důvodů zneplatněny a bude nutné požádat o nové.

Ověření totožnosti žadatele

Při zřizování datové schránky je naprosto klíčové správné ověření totožnosti žadatele, které představuje základní bezpečnostní prvek celého procesu. Existují tři hlavní způsoby, jak lze totožnost ověřit. První možností je osobní návštěva pobočky Czech POINT, kde pracovník ověří totožnost na základě předloženého platného dokladu totožnosti. Nejčastěji se jedná o občanský průkaz nebo cestovní pas. Pracovník Czech POINTu pečlivě zkontroluje všechny náležitosti dokladu a ověří, zda fotografie odpovídá osobě žadatele.

Druhou možností je využití elektronické identifikace pomocí bankovní identity, kterou v současnosti nabízí většina českých bank. Tento způsob je velmi pohodlný, protože nevyžaduje osobní návštěvu úřadu a lze jej provést z pohodlí domova. Při využití bankovní identity se přihlásíte pomocí stejných přihlašovacích údajů, které používáte pro internetové bankovnictví. Banka v tomto případě garantuje vaši totožnost, protože již dříve provedla důkladné ověření při zakládání účtu.

Třetí možností je použití kvalifikovaného elektronického podpisu, který musí splňovat přísné bezpečnostní standardy dané evropskou legislativou. Tento způsob využívají především ti, kteří již elektronický podpis vlastní a aktivně jej používají při své pracovní činnosti. Kvalifikovaný elektronický podpis musí být vydán akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.

Při ověřování totožnosti je nutné poskytnout přesné a aktuální osobní údaje. V případě jakýchkoliv nesrovnalostí nebo pochybností může být proces zřízení datové schránky pozastaven nebo zamítnut. Je proto důležité mít všechny doklady platné a údaje aktualizované. Systém také kontroluje, zda žadatel není v insolvenci nebo není omezen na svéprávnosti, což by mohlo ovlivnit možnost zřízení datové schránky.

Po úspěšném ověření totožnosti následuje proces vytvoření přístupových údajů. Přihlašovací jméno a heslo jsou zaslány odděleně z bezpečnostních důvodů. Přihlašovací jméno je obvykle zasláno elektronicky na uvedený email, zatímco heslo je doručeno doporučeným dopisem na korespondenční adresu. Tento dvoustupňový proces zajišťuje maximální bezpečnost při předávání přístupových údajů.

Je také důležité zmínit, že ověření totožnosti má omezenou časovou platnost. Pokud není proces zřízení datové schránky dokončen do stanovené lhůty od ověření totožnosti, je nutné celý proces včetně ověření totožnosti opakovat. Proto se doporučuje mít všechny potřebné dokumenty a informace připravené předem, aby bylo možné proces dokončit bez zbytečných průtahů.

Obdržení přístupových údajů poštou

Po podání žádosti o zřízení datové schránky následuje důležitý krok, kdy vám budou doručeny přístupové údaje prostřednictvím poštovní zásilky. Česká pošta vám doručí obálku se žlutým pruhem, která obsahuje přihlašovací jméno a heslo do datové schránky. Tato zásilka je určena výhradně do vlastních rukou a nelze ji předat jiné osobě, a to ani na základě plné moci. Doručovatel České pošty vás může požádat o předložení občanského průkazu pro ověření totožnosti.

Pokud nejste v době doručení zastiženi na uvedené adrese, doručovatel vám zanechá výzvu k vyzvednutí zásilky na pobočce České pošty. Zásilku si musíte vyzvednout do 10 dnů od uložení. V případě, že tak neučiníte, bude zásilka vrácena odesílateli a celý proces zřízení datové schránky bude muset být zahájen znovu. Je proto velmi důležité sledovat schránku a případnou výzvu k vyzvednutí nepřehlédnout.

Po úspěšném převzetí zásilky získáte přístupové údaje v zapečetěné obálce. Tyto údaje obsahují unikátní přihlašovací jméno a prvotní heslo, které budete muset při prvním přihlášení změnit. Součástí dokumentace v obálce je také podrobný návod, jak postupovat při prvním přihlášení do datové schránky. Je důležité si uvědomit, že datová schránka bude automaticky aktivována 15. den po doručení přístupových údajů, pokud se do ní do té doby nepřihlásíte.

V případě, že jste si nechali zaslat přístupové údaje na adresu v zahraničí, může být doba doručení delší a je třeba s tím počítat. Ministerstvo vnitra využívá pro zahraniční doručování služeb České pošty a místních poštovních operátorů. I v tomto případě platí, že zásilka musí být doručena výhradně do vlastních rukou adresáta.

Po obdržení přístupových údajů je vhodné co nejdříve provést první přihlášení a aktivaci datové schránky. Tím získáte kontrolu nad termínem aktivace a můžete si systém vyzkoušet ještě před tím, než začne být schránka plně funkční pro příjem úřední korespondence. Při prvním přihlášení budete vyzváni ke změně hesla, přičemž nové heslo musí splňovat bezpečnostní požadavky systému - minimální délku 8 znaků, obsahovat velká i malá písmena, číslice a speciální znaky.

Je důležité si uvědomit, že přístupové údaje jsou velmi citlivé a je třeba s nimi nakládat obezřetně. Doporučuje se je uchovávat na bezpečném místě a nikomu je nesdělovat. V případě ztráty nebo podezření na zneužití přístupových údajů je nutné okamžitě kontaktovat správce systému datových schránek a požádat o jejich zneplatnění a vydání nových.

První přihlášení do datové schránky

Po obdržení přístupových údajů k datové schránce je nezbytné provést první přihlášení, které má svá specifická pravidla a postupy. První přihlášení musí proběhnout do 15 dnů od doručení přístupových údajů, jinak budou z bezpečnostních důvodů zneplatněny. Při prvním vstupu do datové schránky je nutné použít přihlašovací jméno a heslo, které byly doručeny v obálce s modrým pruhem do vlastních rukou.

Portál pro přihlášení najdete na webových stránkách Informačního systému datových schránek. Po zadání přihlašovacích údajů budete vyzváni ke změně hesla. Nové heslo musí splňovat bezpečnostní požadavky - minimálně 8 znaků, obsahovat velká i malá písmena, číslice a speciální znaky. Systém vám nedovolí použít stejné heslo, jaké bylo uvedeno v obálce s přístupovými údaji.

Po úspěšné změně hesla je doporučeno nastavit další bezpečnostní prvky. Mezi důležité kroky patří aktivace dvoufaktorového ověření, které poskytuje dodatečnou ochranu před neoprávněným přístupem. Můžete si vybrat mezi zasíláním SMS kódů na váš mobilní telefon nebo využitím mobilní aplikace pro generování jednorázových kódů.

V rámci prvního přihlášení je vhodné zkontrolovat a případně upravit kontaktní údaje, zejména e-mailovou adresu pro zasílání notifikací o doručených zprávách. Systém umožňuje nastavit více e-mailových adres pro notifikace a také určit, o jakých událostech chcete být informováni. Doporučuje se aktivovat upozornění minimálně na přijaté zprávy a blížící se konec platnosti hesla.

Je důležité věnovat pozornost také nastavení zastupování v případě vaší nepřítomnosti. Můžete určit oprávněné osoby, které budou mít přístup do datové schránky v době vaší nedostupnosti. Toto nastavení je zvláště důležité pro podnikatele a právnické osoby, kde je nutné zajistit kontinuitu komunikace s úřady.

Po prvním přihlášení je datová schránka automaticky aktivována a připravena k používání. Od tohoto okamžiku začíná běžet desetidenní lhůta, během které se doručené dokumenty považují za doručené tzv. fikcí doručení. To znamená, že i když si zprávu fakticky nepřečtete, po uplynutí této lhůty se považuje za doručenou.

Uživatelské rozhraní datové schránky nabízí intuitivní ovládání a přehlednou strukturu. V hlavním menu najdete složky pro přijaté a odeslané zprávy, možnost vytvoření nové zprávy a další funkce pro správu schránky. Pro efektivní práci s datovou schránkou je vhodné seznámit se s možnostmi třídění a filtrování zpráv, které usnadní orientaci v doručené korespondenci.

Aktivace a nastavení datové schránky

Datová schránka představuje bezpečný elektronický nástroj pro komunikaci s úřady, který výrazně zjednodušuje a urychluje celý proces vyřizování úředních záležitostí. Aktivace datové schránky je nyní povinná pro všechny právnické osoby a živnostníky, ale mohou ji využívat i běžní občané. Proces aktivace začíná návštěvou portálu mojedatovaschranka.cz, kde je nutné se nejprve identifikovat pomocí některého z dostupných prostředků elektronické identity. Nejčastěji se využívá bankovní identita, eObčanka nebo mobilní klíč eGovernmentu.

Způsob přístupu	Potřebné doklady	Doba aktivace
Přes portál mojedatovaschranka.cz	Elektronický občanský průkaz s čipem	Okamžitě
Přes bankovní identitu	Přihlašovací údaje do internetového bankovnictví	Okamžitě
Osobně na Czech POINT	Občanský průkaz nebo cestovní pas	Do 3 pracovních dnů

Po úspěšném přihlášení do systému je třeba vyplnit základní identifikační údaje. Systém automaticky ověří totožnost žadatele proti základním registrům a v případě shody údajů okamžitě vytvoří přístup do datové schránky. Důležitým krokem je nastavení bezpečnostních prvků, především silného hesla, které musí obsahovat minimálně osm znaků, včetně velkých a malých písmen, číslic a speciálních znaků. Pro zvýšení bezpečnosti je vhodné aktivovat také dvoufaktorové ověření, které poskytuje dodatečnou ochranu před neoprávněným přístupem.

Po aktivaci datové schránky je třeba věnovat pozornost základnímu nastavení. V administračním rozhraní lze upravit notifikace o doručených zprávách, které mohou chodit na email nebo formou SMS. Je důležité tyto notifikace správně nastavit, protože datová schránka funguje na principu fikce doručení - zpráva se považuje za doručenou po uplynutí 10 dnů od jejího dodání do schránky, bez ohledu na to, zda ji příjemce skutečně otevřel.

V nastavení lze také definovat přístupová práva pro další osoby, například zaměstnance nebo rodinné příslušníky, kteří mohou mít různé úrovně oprávnění pro práci s datovou schránkou. Administrátor může přidělovat práva pro čtení, odesílání zpráv nebo kompletní správu schránky. Každá pověřená osoba musí mít vlastní přístupové údaje a její činnost je v systému zaznamenávána.

Pro efektivní využívání datové schránky je vhodné nastavit také archivaci zpráv. Standardně jsou zprávy v datové schránce uchovávány po dobu 90 dnů od doručení, poté jsou automaticky smazány. Pro dlouhodobé uchování dokumentů je možné aktivovat službu Datový trezor, která umožňuje archivaci zpráv po neomezenou dobu, nebo si zprávy pravidelně stahovat a ukládat do vlastního úložiště. Při stahování dokumentů je důležité zachovat jejich formát ZFO, který zajišťuje právní validitu elektronického dokumentu včetně časového razítka a elektronického podpisu.

Zabezpečení přístupu do schránky

Pro bezpečný přístup do datové schránky je naprosto zásadní správné nastavení přihlašovacích údajů a dodržování základních bezpečnostních pravidel. Základním způsobem přihlášení je kombinace uživatelského jména a hesla, které obdržíte po aktivaci datové schránky. Tyto přihlašovací údaje jsou zaslány v oddělených zásilkách z bezpečnostních důvodů. Je důležité si uvědomit, že heslo by mělo být dostatečně silné a pravidelně měněno.

Kromě základního přihlášení pomocí jména a hesla lze využít i pokročilejší metody zabezpečení. Mezi ně patří především přihlášení pomocí certifikátu, který lze získat od certifikačních autorit. Tento způsob je bezpečnější a doporučuje se zejména pro firmy a organizace, které pracují s citlivými daty. Další možností je využití SMS autentizace jako druhého faktoru při přihlašování, kdy po zadání přihlašovacích údajů obdržíte na mobilní telefon jednorázový kód.

Pro maximální zabezpečení přístupu do datové schránky je vhodné aktivovat si notifikace o přihlášení. Systém vás tak může informovat prostřednictvím SMS nebo e-mailu pokaždé, když se někdo do schránky přihlásí. Tímto způsobem můžete rychle odhalit případné neoprávněné přístupy. Důležité je také pravidelně kontrolovat historii přihlášení, která je v systému dostupná a obsahuje informace o všech přístupech do schránky včetně IP adres a časů přihlášení.

V případě podezření na zneužití přístupových údajů je nezbytné okamžitě kontaktovat správce systému datových schránek a požádat o zablokování přístupu. Následně je nutné provést změnu přihlašovacích údajů a případně přejít na bezpečnější způsob autentizace. Systém umožňuje také nastavení IP filtru, který může omezit přístup do schránky pouze z předem definovaných IP adres, což významně zvyšuje bezpečnost zejména pro firmy s pevnou IP adresou.

Pro práci s datovou schránkou je doporučeno používat pouze zabezpečené připojení k internetu a vyvarovat se přihlašování z veřejných počítačů nebo nezabezpečených Wi-Fi sítí. Zvláštní pozornost je třeba věnovat ochraně přihlašovacích údajů, které by nikdy neměly být sdíleny s dalšími osobami ani ukládány v prohlížeči. V případě potřeby přístupu více osob do jedné datové schránky je vhodnější vytvořit samostatné přístupové účty s různými úrovněmi oprávnění.

Správce datové schránky má možnost nastavit různé úrovně oprávnění pro jednotlivé uživatele, což umožňuje efektivní správu přístupů v rámci organizace. Lze například určit, kdo může číst zprávy, kdo je může odesílat a kdo má přístup k nastavení schránky. Toto hierarchické rozdělení práv přispívá k lepší bezpečnosti a kontrole nad komunikací prostřednictvím datové schránky.